Jak vybrat realitní software: 12 otázek před rozhodnutím

Než začnete: sepište si, jak pracujete

Nejlepší realitní software pro všechny neexistuje. Existuje ten, který sedí vaší kanceláři. Než začnete porovnávat, sepište si pár čísel a zvyklostí:

• kolik máte makléřů a aktivních nabídek a kolik jich čekáte za rok nebo dva,
• na kterých realitních serverech inzerujete a jestli inzeráty topujete,
• jestli máte web kanceláře a kdo ho spravuje,
• kdo nabídky zadává (makléři sami, asistentka, brigádník) a kdo je kontroluje,
• co vás na současném způsobu práce nejvíc zdržuje.

S tímhle seznamem u každé odpovědi dodavatele hned poznáte, jestli vám pomůže, nebo ne.

Inzerce a práce s nabídkami

1. Na které realitní servery software exportuje a co tam umí?

Seznam podporovaných serverů zveřejňuje každý dodavatel. Důležitější je, co export na konkrétní server umí. Ptejte se hlavně na servery, kde inzerujete nejvíc:

• Propíše se změna ceny nebo popisu na všechny servery sama, nebo ji musíte pokaždé odeslat ručně?
• Jde inzerát ze softwaru stáhnout a topovat?
• Stahují se zpátky reakce zájemců a statistiky návštěvnosti inzerátů?

Rozdíl mezi „exportujeme na 50 serverů“ a „u hlavních serverů umíme všechno“ poznáte až v každodenní práci.

2. Jak software pracuje s reakcemi zájemců a poptávkami?

Dotazy zájemců chodí z portálů, z webu i e-mailem. Zjistěte, jestli je software umí sebrat na jedno místo a přiřadit k nabídce a makléři. Ptejte se také, jestli z reakce jde rovnou založit klienta a jestli software umí párovat poptávky s nabídkami, tedy upozornit vás na klienty, kterým nová nabídka odpovídá.

3. Ušetří vám práci s popisy, fotkami a reporty?

Dnešní realitní software umí víc než evidenci nabídek. Zeptejte se na funkce, které šetří čas u každé zakázky: popisy nemovitostí generované umělou inteligencí, úpravy fotek (virtual staging), automatické reporty pro majitele se statistikami inzerce nebo elektronický podpis smluv. A zjistěte, jestli jsou v ceně, nebo se platí za každé použití.

Cena a smlouva

4. Platíte za kancelář, nebo za každého makléře?

Někde platíte jednu cenu za celou kancelář, jinde za každého uživatele nebo podle počtu nabídek. Spočítejte si cenu pro svou kancelář dnes i za dva roky, až budete mít víc makléřů nebo nabídek, a zjistěte, co se stane, když limit tarifu překročíte. Podrobně to rozebíráme v článku Kolik stojí realitní software.

5. Co je v ceně a co se platí zvlášť?

Nízká měsíční cena může být jen základ. Ptejte se na web kanceláře, převod dat, zaškolení, napojení na další servery a placené funkce (AI, elektronické podpisy, SMS). Odpovědi si nechte napsat do nabídky, ať je později můžete porovnat.

6. Kolik stojí technická podpora?

Na první pohled drobnost, v praxi častý důvod ke změně systému. U některých dodavatelů dostanete za nahlášení chyby nebo dotaz na podporu fakturu. Zeptejte se, jestli je podpora v ceně, jak se na ni obrátit (telefon, e-mail) a jak rychle odpovídá.

7. Jaké jsou smluvní podmínky a co bude s daty, když odejdete?

Zjistěte, na jak dlouho se zavazujete a jaká je výpovědní lhůta. Stejně důležité je, jestli vám dodavatel při odchodu vydá data (nabídky, klienty, fotky) v použitelném formátu. Software, ze kterého data nedostanete, vás drží víc než jakákoli smlouva.

Přechod a zavedení

8. Jak proběhne převod dat ze současného systému?

Pokud už nějaký software používáte, je to nejdůležitější otázka ze všech:

• Které údaje dodavatel převede (nabídky, fotky, klienty, poptávky, historii) a kolik to stojí?
• Kdo data ze současného systému dodá a v jakém formátu?
• Jak dlouho převod trvá a nevypadne mezitím inzerce?
• Co s obdobím, které máte u současného dodavatele zaplacené dopředu?

Někteří dodavatelé převádějí data zdarma a předplacenou dobu u předchozího dodavatele vám neúčtují. Vyplatí se zeptat.

9. Zvládnou software všichni makléři?

Software, který kolegové nebudou používat, nepomůže. Ve zkušební verzi nechte zadat nabídku i toho nejméně technického kolegu. Pokud to bez návodu nezvládne za pár minut, bude to v kanceláři problém. Zeptejte se i na videonávody a zaškolení.

10. Funguje software v mobilu?

Makléř tráví hodně času v terénu. Ověřte si, jestli v mobilu rychle najdete nabídku a klienta, zapíšete poznámku z prohlídky nebo nahrajete fotky. Nemusí to být aplikace z obchodu: často stačí webová aplikace, kterou si uložíte na plochu telefonu.

Bezpečnost a rozvoj

11. Jak software chrání osobní údaje klientů?

V realitním softwaru máte kontakty na klienty a za jejich ochranu odpovídáte jako správce osobních údajů. Zjistěte, jestli s vámi dodavatel uzavře smlouvu o zpracování osobních údajů, jak se data zálohují a jestli můžete makléřům nastavit, kdo co vidí a smí měnit.

12. Přizpůsobí dodavatel software vám?

Každá kancelář pracuje trochu jinak. Zeptejte se, jestli dodavatel přijímá požadavky na úpravy, jak rychle je řeší a jestli umí software napojit na váš web nebo jiné systémy, například přes API. Dodavatel, který systém vyvíjí s makléři a naslouchá jim, je dlouhodobě lepší partner než ten, kdo vám řekne „to se dělá takhle“.

Jak využít zkušební verzi

Většina dodavatelů nabízí zkušební verzi zdarma. Nevyužívejte ji jen na proklikání menu. Během prvních dvou týdnů zkuste:

1. zadat tři skutečné nabídky i s fotkami,
2. poslat je na realitní server a pak změnit cenu (propíše se?),
3. založit klienta s poptávkou a podívat se, jestli mu software najde vhodné nabídky,
4. poslat majiteli report o inzerci,
5. otevřít software v mobilu cestou na prohlídku,
6. zavolat podporu s konkrétním dotazem a posoudit, jak rychle a jak dobře odpoví.